Прошу помощи у сообщества! Хотим автоматизировать работу. Я имею некоторый опыт настройки Элма, но было это довольно давно (более 5 лет назад) и в коммерческой версии. Есть несколько вещей которые я не понимаю как правильно сделать. Что имеем: - Наша организация изготавливает клише для флексографии. - Наши клиенты это типографии и производители упаковки, также приходится взаимодействовать с заказчиками типографий по воросам согласования макетов В нашей организации есть: Приемка (принимают заказы, согласуют и прочее) ОДП (отдел допечатной подготовки) — дизайнеры, корректоры (готовят файлы для производства) Производство (непосредственно изготавливают и упаковывают клише) Бухгалтерия Доставка (курьеры, водители) У наших клиентов одна или несколько печатных машин (у каждого по разному), есть разные параметры печати для каждой машины, изготавливаются разные изделия. Т.е. комбинации всех этих праметров могут быть разными для каждого заказа. Нам присылают готовые файлы для изготовления клише или макеты. Готовые файлы корректоры проверяют и если нет ошибок отправляют на производство, если есть ошибки, то сообщаем заказчику и они присылают исправленые файлы. Макеты дизайнеры приводят в порядок (или делают с эскиза либо вообще с нуля), затем отправляют кореекторам на проверку и заказчикам на согласование. После корректировки и согласования создаются файлы для изготовления. Файлы для изготовления поступают на производство. Есть определенный производственный цикл изготовления, который занимает от 4 часов. Есть дата и время отгрузки к которой клише должны быть готовы и это очень важно, т.к. наши клише у заказчиков завязаны в их производственных циклах. Как мы работаем над заказом: 1. Приемка получает заказ (файлы, параметры изделия, дата готовности клише). Все файлы хранятся в сетевой папке. Заказчику присовен номер, у каждого заказа также есть свой номер в итоге каждый заказ имеет свой код, например 123-4567, т.е. 123 заказчик, 4567 заказ. Папки с заказами организованы по этому же принципу. Заказ заносится в 1С Предприятие Менеджер отправляет заказ дизайнеру или корректору в зависимости от того нужно дорабатвать файлы или нет. 2. Дизайнер получает заказ и начинает работу. Если возникают вопросы, то он их направляет менеджеру. Далее возможна доработка и новые вопросы. И так возможно несколько раз. Вся переписка должна сохраняться и нужен поиск по этой переписке. Далее макет отправляется корректору на проверку и заказчику на согласование. Возможно потребуется еще доработка и согласование. Требуется учет времени потраченого на заказ, причем работа ведется параллельно над несколькими заказами. Подготовка, проверка и согласование должны быть сделаны с учетом даты и времени отгрузки готового клише (с учетом необходимого времени на изготовление) В итоге создаются файлы для производства, в 1С заносятся размеры клише, распечатываются эскизы и прочие документы (не связаные с бухгалтерией) 3. Производство изготавливает клише, упаковывает. Должен быть учет материалов (полимерные пластины). Важен учет остатков пластин которые можно пустить в работу. Очень желательно чтобы на производстве могли видеть какие конкретно остатки могут пойти на изготовление заказа и пустить их в работу. 4. Менеджеры и бухгалтерия готовят бухгалтерские документы 5. Возможен перевыпуск клише. Возможен частичный перевыпуск. Возможен перевыпуск с изменениями. 6. Возможны рекламации и соответственно "разбор полётов". ЧТО Я НЕ ПОНИМАЮ КАК ПРАВИЛЬНО СДЕЛАТЬ Хоть я и имею опыт по настройке Элма, но сейчас затормозился в самом начале. Я создал орг структуру и начал создавать бизнес процессы и сразу появились вопросы: 1. Как лучше сделать в моем случае — один процесс, учитывающий все стадии работы и возможные варианты развития событий или на разные этапы разные процессы (отдельно разработка макета, отдельно производство и т.д.) 2. Как организовать хранение данных о возможных параметрах печати наших заказчиков. Чтобы менеджер запустив новый заказ выбрал нужные параметры и эти параметры закрепились бы за этим заказом. 3. Как организовать хранение вопросов и ответов о заказе, переписку с заказчиком, корректором и менджером (причем часто нужно использовать скриншоты с комментариями). Вся информация должна быть защищена от удаления и изменения. Также нужен глобальный поиск по этой информации. 4. Как прикрепить к задаче по процесу картинку (превью исходного файла, превью макета, скриншот) не в виде ссылки, а виде картинки? 5. Как учитывать рабочее время над заказом при параллельной работе над несколькими заказми. Как поставить задачу на паузу, а потом возобновить? 6. Как для Производства организовать очередь заданий по важности и срочности с учетом даты и времени отгрузки?
Картинка получается такая (все далее ИМХО разумеется) 1. Классический сквозной процесс,хорошо ложащийся на ELMA прям автоматизируй и показывай преимущества системы 2. Имеется несколько минипроцессов, не требующих жесткой связки, последовательность которых управляется менеджером (дизайн согласовали не значит напрямую передавать в производство - надо чтобы клиент окнул) 3. Имеется потребность в сводном хранилище объединяющем процессы и информацию о этих минипроцессах, обычно типографии такое называют "проект" (но это по классике не проект ни разу) или "спецификация" 4. Имеется ряд вспомогательных процессов (планирование производства, обработка рекламаций, перезаказ клише) Исходя из этого я бы думал в сторону объекта сделки как хранилища всей информации, для автоматического запуска очередного процесса (читать активные сделки в справке) и для анализа. Перевод статусов сделки позволит отмаркировать те которые поставлены на паузу. Для каждого этапа сделки разработать свои минипроцессы, в которые передавать инфу из сделки (её придется коренным образом переработать чтобы включить все что нужно) Также разработать отдельные БП, которые не включены напрямую в основной, но влияют на него 1. БП Планировать график производства который отбирает сделки в определенном статусе или по БП, это уже при проработке определить, и формирует какую то картинку диспетчеру, который в свою очередь корректирует или принимает его, с дальнейшей записью в источники планового срока изготовления 2. БП обработать рекламацию, ну тут думаю просто 3. БП перезаказ клише - если я правильно понял, для упрощения поиска информации создает сделку с наполнением аналогично указанной. Либо прям в сделке сделать поле "Сделка основание" при заполнении которого наполнять инфой из основания - тут опять же при проработке решить По вопросам 1. Лучше отдельные 2. Сделать справочник/справочники в которых хранить нужные параметры. При выборе клиента в сделке, искать инфу в справочниках, подтягивать в сделку 3. В сделке есть комментарии, туда же при желании можно подтащить сценариями или кастомными вьюхами информацию из связанных процессов 4. В ELMA по клику на ссылку показывается превью если это файл, если этот клик сократить надо можно подумать над отображением, имея файл отобразить его в общем задача решаемая, будет ли удобно другой вопрос. 5. В ELMA есть учет рабочего времени, сотрудник может трудозатраты отнести к конкретной сделке. Правда кнопку трудозатрат в сделку почему то не завезли, но в модуле трудозатрат их заполнять вполне можно (надо включить сделки как объект трудозатрат) 6. Сделать отдельный БП для планирования графика производства.
akarimov все очень правильно написал, но позволю себе добавить несколько дополнений: 1. Я бы рекомендовали разделить на 2 основных процесса: первый - это работа с клиентом и согласование макета, второй это производство который, как пишет akarimov работает в своем цикле и по плану. В такой схеме при работе с клиентами работа будет более оперативной, а главное всегда будет ответственный, у которого стоит задача: либо сделать макет, либо проверить его, либо задача - получить обратную связь от клиента. При этом производство сможет работать в своем цикле, оптимизируя загрузку и использование материалов и остатков. 2. По учету трудозатрат, я бы рекомендовал использовать подачу трудозатрат прямо в задачах, над которыми работают пользователи в ходе процесса, так они не будут забывать их подавать. Можно так же реализовать обязательность их подачи. Потом можно будет построить специальный отчет, который соберет все трудозатраты заказу и далее можно будет их анализировать. 3. И дополню про поиск по комментариям, если вам нужен поиск именно по комментариям и сообщениям, то рекомендую завести служебное поле для поиска по ним и при каждом появлении, дублировать его в это поле. Тогда вы сможете осуществлять по нему поиск и находить нужные заявки.