Несколько вопросов от новичка

ELMA - CE 3.11.8.35244

1. Какой тип контекста использовать, чтобы пользователь мог прикрепить сразу несколько файлов? Контекст "Документы - файл" разрешает прикреплять только один файл, а нагружать процессы десятками одинаковых контекстов не лучший выход из ситуации. Прикрепляться будут как документы, так и фотографии.
2. Как найти документы, загружаемые в Веб-Интерфейс ELMA, на компьютере?
3. Могу я создать связь между папками на ПК и ELMA? К примеру, я на ПК добавляю какой-то файл, а он автоматически синхронизируется с платформой и становится доступным в "Документах" Веб-интерфейса ELMA.
4. Можно ли разрешить пользователям системы добавлять файлы и папки, но запретить им что-либо удалять? Как это сделать?
5. Различные Push и СМС - уведомления работают только с платными версиями, верно?
6. Можно ли с помощью какого-либо контекста вставить в процесс возможность отправки электронного сообщения?
7. Доступна ли диаграмма Ганта и иные возможности отслеживания занятости работников в версии CE или же только в платных версиях?
   
   P.S. Технических знаний нет.

 

1. Есть тип "Вложение". Если файлов несколько, то тип связи - "Многие-ко-многим"
2. Если п.1, то на форме задачи появляется картинка для выбора файлов и открывается стандартный виндовый интерфейс
3. Думаю что можно, при достаточном знании C#
4. В задачу, насколько мне известно, можно добавить только файлы, а не папки. Если у пользователя на форме задачи переменная контекста типа "Вложение" будет "Только для чтения, то отредактировать список вложенных файлов он не сможет.
5. У меня платная версия.
6. Если это почта, только сценарием. Если просто уведомления, то можно и без сценария
7. п.5.

 

Большое спасибо за ответ, но по поводу п.2 я имел в виду другое. Мне нужно, чтобы пользователи с разных ПК загружали файлы, а они автоматически систематизировались на сервере и добавлялись в аналогичные папки на диске. Короче говоря, мне нужно, чтобы файловая структура ELMA повторяла структуру конкретной папки на ПК и если, допустим, исполнитель загружает какой-то отчёт в ELMA в папку "Отчёт 123", то я бы мог этот отчёт найти непосредственно в той же папке "Отчёт 123", но уже на диске/сервере, куда был выгружен файл (без использования интерфейса ELMA). Идея в том, чтобы исполнители могли только создавать папки и загружать в них файлы, а руководство могли ими полноценно управлять и иметь полный доступ (имеется в виду на физических носителях, а не в Веб-Интерфейсе ELMA).

п.4 - могут ли исполнители непосредственно создавать папки? файлы добавлять то могу, но вот папки вроде нет. Как это исправить? И можно ли по аналогии проводника Windows создать папку прямо во время прикрепления файла? То есть чтобы при указании пути сохранения файла можно было бы сразу создать папку.

 

Прокомментирую, по пунктам 2 и 4:
По п. 2: Я так понимаю, что вам нужна функциональность Dropbox, Google drive и подобных онлайн дисков. К сожалению, ELMA так не может, у нее несколько другая концепция. ELMA оперирует в разделе документооборота не понятием файл, а понятием документ, обязательной частью которого является карточка документа, и сам файл, скорее можно рассматривать как атрибут документа. Работа со структурой документов ведется только в веб интерфейсе и не проецируется на компьютер пользователя.
По п. 4: В ELMA есть система прав на документы и папки. Пользователю можно выдать права на просмотр, редактирование, выдачу прав и полные права. Для папок так же доступен уровень прав создания (означающий что пользователь может создавать документы в указанной папке). Возможность удаления в системе ELMA реализована не так как в windows, пользователь не может сразу удалить документ, он может только отправить его в архив, откуда уже возможно удаление (при чем это удаление не физическое, при желании его можно будет восстановить). Для отправки документа в архив необходимо обладать полными правами на документ. Подробнее можно прочитать в инструкции (https://www.elma-bpm.ru/kb/help/Platform/content/User_Access_docs_folders_index.html)

 

Большое спасибо за ответ!

Подскажите, пожалуйста, по поводу диаграммы Ганта и вообще об отслеживании занятости работников в версии CE - как это можно реализовать?

2) В Дизайнере ELMA каждой задаче можно присуждать срочность. Если мы выбираем дни, то как сделать так, чтобы программа брала в расчёт только будни?

3) Как можно присвоить задаче двойную срочность? Например, работник должен в течение трёх дней выполнить какую-то задачу, которая занимает, допустим, 2 часа. В таком случае будет 2 срока: 3 дня и внутри этих трёх дней ещё 2 часа. Это нужно сделать для того, чтобы у работника были какие-то конкретные рамки, но чтобы в мониторинге занятости отображались не все эти 3 дня, а только 2 часа, когда он примется за работу.

 

1. Диаграмма Ганта доступна только в коммерческой версии в модуле Проекты+.
2. Есть возможность задавать срок с помощью контекстной переменной, которую можно вычислить с помощью сценария процесса. В ELMA есть календарь рабочих дней, и при расчете срока, можно рассчитать срок с учетом календаря рабочих дней. (про рабочий календарь можно почитать тут) Прямо в интерфейсе дизайнера этой настройки к сожалению нет.
3. Двойной срок не присвоить, в ELMA задается только срок когда должна быть выполнена задача. Но есть другие понятия по работе с задачами: трудозатраты: это сколько часов должно и было потрачено на решение задачи. Конкретно ваш кейс, я бы решал планированием решения задачи с помощью календаря: пользователь может поставить задачу в свой календарь и распланировать время на ее выполнение, т.е. обозначить в своем календаре когда он конкретно будет занять работой над указанной задачей (подробнее можно почитать тут и тут). Время в календаре фиксируется отдельно от сроков. Но планирование на работу над задачей пользователь выполняет сам в своем календаре.
Если требуется настроить именно мониторинг занятости сотрудника по часам в каждом рабочем дне, то лучше для этого использовать календарь и можно разработать отчет по нему. Если достаточно учета трудозатрат, то есть встроенная функциональность по учету трудозатрат, они подаются и согласуются ответственным с помощью специального интерфейса (подробнее про трудозатраты можно почитать тут). Как правило для учета занятости сотрудников достаточно учета трудозатрат.

 

Спасибо за ответы!

Могу я ещё спросить по поводу возможности возврата к отдельным задачам во время исполнения процесса? Например, мне пришла задача согласовать дату и время, прикрепить нужные документы и т.д. и т.п. Я делаю ошибку, ставлю неправильные даты, прикрепляю не те файлы, однако задача уже передана следующему исполнителю и целый процесс идёт под откос из-за невнимательности. Как можно это избежать и получить доступ к редактированию отдельных контекстов, конкретных задач, если процесс запущен и задачи разлетаются по исполнителям?Дело в том, что в нашем случае есть определённый координатор, у которого единая задача со всеми контекстами (центр управления, грубо говоря, выполненный единой пользовательской задачей) который выставляет сроки, проверяет заполнение и прочее. Однако он может ошибиться, но цена ошибки - срыв процесса. Нужно этого избежать, дав возможность возвращаться к своей задаче (своему центру управления) и менять контексты.

2) Как завершить процесс, запущенный другим пользователем, если ты Администратор? Кнопки "Прервать процесс" я не видел.

3) Можно ли удалить законченные /прерванные процессы из окна процессов Веб-Интерфейса?

P.S. Координатор является Администратором системы со всеми правами доступа

 

1. По поводу возврата на предыдущую задачу. Система когда каждую задачу перепроверяет другой сотрудник, на мой взгляд слишком избыточна, вы фактически выполняете задачи дважды, сначала исполнитель, потом контроллер. Такой подход не оптимален и я бы его не рекомендовал использовать. Если сотрудники компетентны и хорошо обучены, то они по невнимательности допускают ошибки сравнительно редко (0-5% случаев). Если у вас ошибки идут чаще во всех задачах, то есть проблема с квалификацией сотрудников. Ели есть отдельные точки процесса, где вероятность ошибки велика, то можно реализовать схему, когда исполнитель следующей по процессу задачи, имеет возможность вернуть задачу на предыдущий этап, в случае если заметит ошибку (в следующей задаче необходимо реализовать 2 перехода: на следующую задачу и на предыдущую. Иногда, если между этими задачами выполнялись какие-либо сценарии в системе обрабатывающие данные (например создающий какие-либо объекты в системе), то потребуется так же в ветку возврата на предыдущую задачу добавить сценарий по откату этих изменений. Либо если следующий по процессу сотрудник, не может самостоятельно проверить введенные на предыдущей задаче данные, то можно между ними вставить задачу проверки данных, с возможностью возврата. Но повторюсь эти схемы стоит применять только в случае высокой вероятности ошибки.
Для редких случаев ошибок, есть другой механизм. Пользователь с соответствующими правами на процесс, может зайки в карточку экземпляра процесса, нажать редактирование и исправить имеющиеся в контексте процесса данные. Задача по процессу не имеет своего контекста (данных), а показывает данные из контекста процесса, и все изменения внесенные в этой задаче сохраняются непосредственно в контекст процесса. Поэтому эту ошибку можно исправить из контекста, конечно, если эти данные не успели использоваться для изменения других объектов системы.
2. У процессов есть права доступа, и чтобы у пользователя были соответствующие права на прерывание данного процесса, ему нужно их выдать. Выдача прав на процесс осуществляется в веб интерфейсе в разделе Администрирование - Бизнес-процессы - Процессы - выбрать нужный процесс. Там расписаны разные права на процесс, мы можете в нужные вам права включить группу администраторов или непосредственно пользователя администратора (подробнее можно почитать тут) В ней же можно выдавать права не на группы или пользователей, а на роли в процессе. Эти роли и кому они назначаются определяется при разработке процесса в Элма-дизайнере, на вкладке Матрица ответственности (подробнее про нее можно почитать тут).
3. Процессы из системы не удаляются, но помечаются как завершенные. Как правило это не мешает и в основном везде по умолчанию показываются только активные прцоессы, задачи по прерванным процессам так же закрываются и исчезают из интерфейса. А где именно в интерфейсе они вас смущают?

 

Скажите, пожалуйста, если в рамках бизнес-процесса возникла необходимость в дублировании отдельных задач и распределения их на нескольких исполнителей, при этом число приумножения отдельных задач неизвестно, то как это можно осуществить и можно ли вообще? Пример для наглядности: в бизнес-процессе со множеством задач и несколькими исполнителями прописана задача составления договора для заказчика. Так вышло, что стандартный бизнес-процесс рассчитан на составление одного договора одним исполнителем. Однако возникла ситуация, при которой для одного клиента необходимо составить несколько договоров несколькими исполнителями, при этом желательно, чтобы все они исполнялись одновременно, чтобы по мере готовности договоров их можно было отправлять на последующие этапы, не ожидая готовности остальных. Как я понимаю, в рамках бизнес-процесса осуществить это нельзя, т.к. получается, что в бизнес-процессе будет протекать несколько непоследовательных процессов. Тогда получается, что нужно дублировать задачи бизнес-процесса индивидуальными задачами, созданными в Веб-интерфейсе?

 

Это стандартная ситуация и реализуется с помощью бизнес-процессов. Если рассмотреть ваш вопрос из примера, то тогда получается, что на первой задаче процесса заключения договора вы определяетесь с тем сколько договоров вам нужно и кто будет их готовить. Затем требуется параллельное создание и согласование этих договоров. Для этого вам необходимо создание договора и его согласование вынести во внешний подпроцесс, и после определения сколько договоров вам нужно, параллельно запустить подпроцессы по созданию и согласованию каждого экземпляра, по указанному на предыдущей задаче количеству договоров. Для этого поместите в основной процесс блок внешнего подпроцесса, укажите в нем подпроцесс согласования который будет проходить каждый из договоров и задайте множественное параллельное выполнение этого подпроцесса. Замечу, что ранее в реализации подпроцессов в ELMA была особенность, что после запуска система не ждала завершения подпроцессов, не знаю сохранилась ли эта особенность. По корректной реализации параллельных подпроцессов в базе знаний есть статья, рекомендую ознакомиться: https://www.elma-bpm.ru/kb/article-189.html

 

Доброго дня. Нашел тему как раз по своему вопросу. Я действительно могу изменить данные контекста с помощью редактирования карты процесса, но... этот способ не срабатывает для изменения срока исполнения. Меняю дату на другую, контекст сохраняется с новым значением, но исполнитель по прежнему видит старый срок. Вариантов больше никаких нет?